Про входящие

Входящими я называю всю поступающую информацию.

Позвонить Алене, спросить про рецепт пирога.
Написать Всеволоду вопросы для консультации.
«Саш, привет! Скинь название фильма о котором вчера разговаривали.»
Сходить на прием к стоматологу 14 мая в 12:30.
Интересная статья с хабра, надо бы потом почитать.
Сайт с международным набором шрифтов от гугла, надо запомнить.
Запустить магазин по парикам в Штатах.

Ее можно структурировать:

• события с определенным временем

Сходить на прием к стоматологу 14 мая в 12:30.

• дела

Написать Всеволоду вопросы для консультации.

• полезная информация

Сайт с международным набором шрифтов от гугла, надо запомнить.

Расскажу про свою технику.
Итак, я всячески боролся с количеством списков. Раньше их у меня было много:

• дела по командной работе в трелло,
• дела по развитию бизнеса с ActiveCollab,
• домашние дела в Things,
• список дел на день в Заметках MacOS,
• часть дел писал в Календаре.

Первым, радикальным и очень успешным шагом было свести все к одному списку. Это было больно, но сработало очень хорошо. Я оставил только один список дел в программе Things. Все входящие дела, запланированные дела, мысли, идеи, ссылки и другую информацию полезную и не очень я вношу сюда. В папку Inbox, т. е. Входящие. Ее основная цель — разгрузить мозг, собрать все из головы и написать на бумагу диск компьютера.

Тут сразу напишу про грабли. В какой-то момент входящих становится много. Я даже до сих пор с этим борюсь. Например сейчас у меня 138 входящих. Аж сто тридцать восемь! Кажется что разбирать целую вечность. Это из-за того, что расчищаю папку Входящие я лишь раз в неделю. Чем чаще ее расчищать, тем меньше проблем будет проблем. Сейчас работаю над тем, чтобы чистить ее раз в день. Это оптимально.

Как чистить входящие или всему свое место

Для каждой информации есть свое место. И это очень важно. Так сказать ключевой постулат. Дальше идут нюансы и каждый для себя определяет как ее хранить.

Мое решение основано на рекомендациях Максима Дорофеева, ссылку я привожу ниже, а также технике Geting Things Done Дэвида Алена, плюс квадрат Эйзенхауэра (это уже погуглите, тоже интересно).

Итак, из папки Inbox начинаю сортировать дела по типам.

• тип: дела

Если это срочные, что называется горят, я их кидаю делать на следующий день. Причем важно кинуть не на текущий день, а на следующий. Если это возможно. Тут еще одна книжка вмешивается — «Сделай это завтра» Марка Форстера. Суть гласит — нужен буфер, т. е. какой-то промежуток времени, когда вы забираете дела в работу. Буфер может быть например такой: я сделаю это, но завтра. Если их брать сразу вы рискуете сделать это непродуманно.

Например кто-то импульсивно решил, что это очень важно и срочное дело, а завтра уже понял, что делать надо по-другому.

Если дела не срочные, но понимаю что делать их надо и не откладывать, то кладу в папку Следующие. Это важная папка. Каждое утро, я изучаю ее и решаю, что пора уже начать делать. Выбрав нужные дела — кидаю их в папку сегодня.

Если дела относятся к фразе «было бы классно сделать это, но сейчас времени нет», они попадают в папку Когда-нибудь. Эта папка вроде отстойника. Который я просматриваю раз в месяц и изредка беру что-то в Следующие. Очень многое оттуда просто удаляется как ненужное и неактуальное.

Бывает так, что я не успеваю что-то сделать из списка Сегодня. Тогда я переношу это дело на завтра. В Things это делается просто — перетаскиваю в назначенные и ставлю дату завтрашнего дня. Результат: завтра это дело всплывет в папке Сегодня.

Еще очень удобная функция — повторяющиеся дела. Дела для которых можно задавать периодичность появления в папке Сегодня. У меня оно одно: ежедневное «разобрать входящие».

Отдельно хочу написать про формулировки. Раньше я недооценивал их важность, но она примерно так звучит: если неправильно формулировать, то и списка дел не будет, лишь обрывки информации. Плюс ставить реально выполнимые и конкретные дела: прочитать параграф из книжки по грамматике; а не общее: типа выучить английский. Идеальная формулировка, которая проверена множеством людей: сначала глагол в начальной форме, затем объект действия и дальше дополнительную информацию.

Прочитать 15 страниц «Капитала» Маркса.
Написать статью про входящие для блога.

Папка Сегодня неприкосновенна. Т. е. в течение дня новые дела в нее попасть не могут. Конечно если они не супер-супер срочные. Пока таких не было.

• тип: события

События, встречи и другое попадают в календарь на маке. Прямо сразу их туда записываю. Когда меня спрашивают свободен ли я тогда-то, я первым делом заглядываю в календарь. Сюда же пишутся дела, которые строго привязаны ко времени.

• тип: информация
  Здесь собираются все полезные ссылки, статьи, информация и другое, что не нужно «делать», а может «пригодиться» для выполнения дел. Эту информацию я собираю в программе MacJournal.
  У меня есть специальные папочки, чтобы ее тоже сортировать как-то:

Вот собственно так и живу. Буду рад, если поделитесь как это делаете вы. Даже если не так заморачиваетесь, как я на эту тему :)

PS Максим Дорофеев, собственно мысли которого меня привели к этой системе, очень интересно все рассказывает на эту тему. Я решил не вдаваться в тонкости, поэтому выделите время и изучите. Это стоит того.