TL; DR
- Зашёл в юридическую компанию Solve Group операционным директором на проектной основе — наладить процессы и снизить нагрузку на управляющего партнёра.
- Выстроил цепочку «разговор с клиентом → договор и допсоглашение → акт и счёт в Точка Банке → карточка и этап в CRM» — типовые документы готовятся за пару кликов.
- CRM на YouGile, учёт в Adesk, юнит-экономика по клиентам и аккаунт-менеджер на рутине: дебиторка −40%, у команды высвободилось около 60 часов в месяц.
Контекст
Solve Group — юридическая компания. Я исполнял функции операционного директора на проектной основе: не «внедрить инструмент», а выстроить операционку целиком — от первого разговора с клиентом до закрывающих документов и оплаты. Критерий успеха сформулировали просто: процессы должны работать без постоянного ручного участия управляющего партнёра, а команда — заниматься юридической работой, а не рутиной вокруг неё.
Проблема
На старте всё держалось на людях. Задачи терялись между перепиской и головами. Договорённости с клиентами жили в звонках и чатах — и не доезжали до системы. Типовые документы — договор, допсоглашение, акт, счёт — готовились вручную под каждую сделку. По дебиторке не было наглядной картины: кто должен, сколько и как давно. Всё это стекалось к управляющему партнёру и менеджерам.
Подход
- Начал с CRM. Сначала тестировали Битрикс, но выбрали более легковесный YouGile — он прижился, и задачи перестали теряться.
- Собрал документооборот от разговора. Звонок или личная встреча с клиентом записывается; на основе записи автоматически создаются договор и допсоглашение, следом готовится весь комплект — акт и счёт. Счёт автоматически выставляется в Точка Банке, в CRM создаётся карточка клиента. При оплате в CRM появляется отметка, и сделка переходит на следующий этап. Все договорённости фиксируются в CRM автоматически — на основе переписок и созвонов, ничего не нужно «не забыть записать».
- Ввёл финансовый и управленческий учёт на базе Adesk — работа с дебиторской задолженностью стала наглядной.
- Посчитал юнит-экономику и LTV по клиентам. Из цифр сделали выводы: с кем заканчивать работу, а кому повышать цены.
- Завёл базу знаний и процедуры по работе с проектами — порядок перестал зависеть от памяти конкретных людей.
- Нанял аккаунт-менеджера под подготовку отчётов, счетов и контроль оплат — у системной рутины появился владелец.
Результат
- Дебиторская задолженность сократилась на 40% — её стало видно, и с ней стало можно работать.
- Высвобождено около 60 человеко-часов команды в месяц.
- Кратное снижение нагрузки на менеджеров.
- Типовые документы — договор, допсоглашение, акт, счёт — готовятся за пару кликов.
Что бы сделал иначе
Не тратил бы этап на Битрикс. Мы сначала тестировали тяжёлую систему и только потом пришли к легковесному YouGile, которым команда реально пользуется каждый день. Сейчас делал бы наоборот: сначала самый лёгкий инструмент на одном живом процессе — и наращивать только то, чего объективно не хватает. В малом сервисном бизнесе приживаемость инструмента важнее его функциональности.